Dynamics University - Fall 2012
L'efficacité d'une entreprise dépend des systèmes de gestion qui conduisent les processus du début à la fin. Microsoft Dynamics CRM fournit la capacité de gérer ces processus, s'ils sont dans le domaine de la prospection, de la gestion ou de la fidélisation de clientèle. Alors Microsoft Dynamics CRM fournit la meilleur solution de gestion sur l'expérience cliente. Il existe encore beaucoup de documents créés qui ont besoin d'être stockés et qui doivent être facilement consultables. Les entreprises ont besoin de décider où ces documents doivent être conservés et la meilleure façon de les rendre visibles pour les utilisateurs.
Dans une entreprise florissante, les documents qui sont créés croit de façon exponentielle. La possibilité de stocker les propositions commerciales, les données de travail, les informations du client, la correspondance marketing et commerciale et les autres documents nécessite généralement un emplacement centralisé pour le stockage documentaire. Les fonctionnalités natives de Microsoft Dynamics CRM offre une fonctionnalité d'attachement de fichiers sur n'imports quel enregistrement, tels que les comptes, les contacts ou les opportunités en utilisant la section Notes. Les utilisateurs sont en mesure de télécharger les pièces jointes associées à tout enregistrement, mais la modification du fichier requiert plusieurs étapes. Le fichier doit être téléchargé sur un lecteur local ou partagé, modifié puis re-téléchargé dans Microsoft Dynamics CRM. Les utilisateurs ne sont pas en mesure de gérer facilement les versions à l'intérieur de Microsoft Dynamics CRM. Pour rechercher un document, à l'intérieur de Microsoft Dynamics CRM, l'entité Note doit être intérrogées pour rechercher le nom du document.
Afin de rationaliser la gestion des documents utilisateurs, Microsoft SharePoint peut être utilisé à la place des fonctionnalités natives de Microsoft Dynamics CRM. Microsoft SharePoint est plate-forme collaborative qui fournit une total gestion documentaire, ce qui simplifie l'organisation du stockage, la recherche, le partage des informations et ainsi que d'autres fonctionnalités.
Microsoft SharePoint posséde plusieurs fonctionnalités intéressantes. La capacité de contrôle de version peut être configuré de sorte que chaque fois qu'un document est modifié, une nouvelle version est créée. Le document peut être facilement revu à une version antérieure si nécessaire.
Il est plus simple d'ouvrir un document. En cliquant dessus, le document est modifiable, puis il suffit de la sauvegarder et de la fermer lorsque vous avez terminé. La recherche permet de parcourir le nom du document et les balises du document. Microsoft Dynamics CRM et SharePoint sont meilleurs ensemble ! A travers les enregistrement Microsoft Dynamics CRM, les documents SharePoint peuvent être téléchargés et visionnés dans la même interface intiutive et familière de Microsoft Dynamics CRM. Les dossiers des documents à l'intérieur de SharePoint sont créés à chaque fois qu'un nouvelle enregistrement est créé. Même les utilisateurs non-CRM sont en mesure d'accéder aux documents à partir de sharePoint.
Prenons l'exemple suivant. Une société X a besoin de stocker des documents de vente au format PDF à l'occasion d'une opportunité de vente dans Microsoft Dynamics CRM. Chaque fois qu'un responsable des ventes de la société X crée une nouvelle opportunité de vente dans le CRM, un nouveau dossier est créé dans SharePoint, mais aussi visible dans le formulaire de l'opportunité Dynamics CRM; l'utilisateur peut charger le document. La société X peut s'occuper d'avantage de documents en utilisant le contrôle de version de SharePoint, qui créera une nouvelle version du document à chaque fois qu'il est modifié. Actuellement, les responsables de vente peuvent afficher les versions antérieures des documents de proposition.
Cette intégration native peut être configurée en quelques étapes. L'administrateur Microsoft Dynamics CRM installe le Microsoft Dynamics CRM for 2011 list component for SharePoint 2010 et lance l'Assistant de configuration documentaire dans Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics CRM et SharePoint sont prêts !
Si une entreprise a besoin de plus de ce que l'intégration native de SharePoint offre, des workflows personnalisés peuvent être écrites pour correspondre à leurs objectives. Revenons à l'exemple de la société X qui voulait stocker des fichier PDF à l'intérieur de Microsoft Dynamics CRM via l'intégration native de SharePoint. Plus tard, la société X décide qu'elle utiliserait la fusion d'email pour remplir la proposition du client avec les informations de l'opportunité et du client depuis les enregistrements Microsoft Dynamics CRM. De plus après le merge d'email, le document devra automatiquement être enregristré dans le dossier "Propositions" de SharePoint où toutes les
propositions clientes sont sauvegardées. En modifiant la structure des multiples dossiers des opportunités de vente dans un dossier des propositions, les utilisateurs non-CRM sont en mesure de facilement naviguer dans le dossier des propositions pour trouver ce dont ils ont besoin.
Microsoft SharePoint Foundation est disponible et inclus sans frais avec une copie sous licence de Windows Server. Les autres éditions sont aussi disponibles, sous condition, en offrant des fonctionnalités améliorées. Il existe aussi une édition Online disponible par la plate-forme Microsoft Office 365.La solution peut être déployée sur Microsoft Dynamics CRM et SharePoint sur site, Online ou un modèle hybride.
MSDN : Integrate SharePoint with Microsoft Dynamics CRM
Blog : CRM 2011 – How to Setup SharePoint Integration
Vidéo : SharePoint 2010 and CRM 2011 Integration - List Component and Contextual Search
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